Officeも持ち歩く

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Webブラウザyはメーラーが使えても仕事の中心となる文書の読み書きが必須となる。USBメモリにフリーのOfficeソフトウェアーを入れて外出先でも編集作業を行いたい。

無償でもマイクロソフトのオフィス製品並の機能

社内外の文書のやり取りに「Word」、売り上げデータの管理に「Excel」といった具合に、今や仕事に欠かせない存在となっている「Microsoft Office」。外出先でこれらの文書を読み書きできるよう、「Open Offic e.org Portable」を持ち歩こう。「Open Office.org」は、オープンソースで開発されているO fficeアプリケーションで、「M icrosoft Office」で作成された文書を読み書きすることもできる。この「Open Office.org」のポータブル版としてリリースされているのが「Open Office.org Portable」。「Microsoft Office」のソフトウェアをすべてカバーしており、ファイルの保存ミスが時間のロスにつながる自分のパソコンで作成している文書をUSBメモリにコピーして外出先で編集を続けるというシチュエーションで注意したいのが、文書のバージョン管理。USBメモリを使い始める前にルールをきっちり決めておかないと、「複数のフォルダに文書を保存してしまって、どれが最新のものかわからなくなった」「もうあると思って、自分のパソコンから最新版の文書をコピーするのを忘れていた」といこでも仕事を進められる。外出先でこういったデータをいつでも開くことができると仕事の効率が上がるはず。
 Open Office.orgMicrosoft Office
ワープロWriterWord
表計算CaicExcel
プレゼンテーションimpressPower Point
図形描画Drawツールとして搭載
数式作成Mathツールとして搭載
データベースBaseAccess

ファイルの保存ミスは大きな時間ロスにつながる

自分のパソコンで作成している文書をU S B メモリにコピ」して外出先で編集を続けるというシチュエーションで注意したいのが、文書のバージョン管理だ。USBメモリを使い始める前にルールをきっちり決めておかないと、「複数のフォルダに文書を保存してしまって、どれが最新のものかわからなくなった」「もうあると思って、自分のパソコンから最新版の文書をコピーするのを忘れていた」といった失敗が起こりがち。こうなると貴重な時間を大幅にロスしズしまい、作業効率はかえって大幅に低下してしまことになってしまう。これを避けるには、最低でも文書保存フォルダの固定が必要。自分のパソコンからコピーするときも、ポータブル版のメーラで添付ファイルを保存するときも、「Open Office.org Portable」で文書を保存するときも、すべて同じフォルダを使うことを徹底しよう。さらにUSBメモリに大量の文書をコピーして編集する必要があるなら、同期ソフトの導入も検討したほうがいい。

「Open Office.org Portable」のメリット

「Open Office.org Portable」は、Officeアプリケーションとして積極的に使っていきたくなる魅力がいっぱいある。まず始めに「Open Office.org Portable」は無価で提供されており、ポータブル版である「Open Office.org Portable」も出費なしで無料に使える。もちろん、文書作成に用いる「Microsoft Office」のソフトウェアに関しては、すべて同等のものが揃えられている。またソフトウエアが同等に揃っているだけでなく、図形描画や数式作成も独立したソフトウェアになっており、それらに特化した作業も効率的にこなせる。さらに、「Microsoft Office」が対応していないPDF出力にも標準で対応しており、メニューから簡単に実行できるのもうれしいポイント。一度使うとその便利さに手放せない人が多い。
  • 無償でポータブル版を利用可能
  • 図形描画に特化
  • 複雑な数式も可能
  • 標準でPDF出力が可能

「Micorsoht Office」の読み書き

Office 文書のやり取りでは、やはり「Micorsoht Office」の文書形式が中心となるのが一般的。「Open Office.org Portable」ではメニューの「開く」や「名前を付けて保存」で「Micorsoht Office」』の文書形式が選択できるので、利用したい形式を指定して読み書きしよう。>「Micorsoht Office」ではバージョンアップ時に新しいファイル形式が登場しているが、「Word」や「Excel」の「2003xml」形式までは読み書き可能となっている。これなら、はとんどの場面で必要な形式を選択できるだろう。ただし編集時には、以下の互換性において問題となりやすい部分に注意したい。